Controllo sui dipendenti: quando è  lecito?

I datori di lavoro spesso si chiedono come e con quali strumenti possono controllare i propri dipendenti e quali sono i limiti legali di tali attività.

A venire in soccorso sono l’art. 3 della L. 300/1970 che cita “I nominativi e le mansioni specifiche del personale addetto alla vigilanza dell'attività lavorativa debbono essere comunicati ai lavoratori interessati”

e l’ art. 4 che cita “Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali”.

Sulla base di tale disciplina pertanto da una parte il datore di lavoro e i superiori gerarchici hanno il potere di controllare che il lavoratore, nell’esecuzione della prestazione lavorativa, usi la diligenza dovuta[1] e dall’altra gli stessi possono utilizzare impianti audiovisivi per tutela aziendale e previo accordo sindacale oppure, ancora, affidarsi a terzi per il controllo di quei comportamenti illeciti commessi dal lavoratore, sono i cd controlli difensivi.

Tipi di controllo sull’attività lavorativa del dipendente

Le prime sono le cd investigazioni interne, quindi quando il datore di lavoro viene a conoscenza di un determinato fatto e, prima di un’eventuale contestazione disciplinare, accerta con i propri mezzi ed il proprio personale se l’atto in sé ha del fondamento.

Tale verifica ad opera delle funzioni aziendali che il fatto coinvolge, deve seguire le prescrizioni normative specifiche in materia giuslavoristica, di privacy e di policy aziendali.

Sono, invece, investigazioni esterne quelle demandate alle agenzie investigative. Coinvolgono normalmente quelle attività che non possono essere direttamente controllate dal datore di lavoro vuoi per la non possibilità oggettiva, vuoi per mancanza di strumenti specifici e che non riguardano direttamente il controllo della prestazione lavorativa ma bensì la commissione di fatti illeciti.

In entrambi i casi una volta accertato il fatto l’iter di contestazione disciplinare, di giustificazioni rese del lavoratore e l’eventuale licenziamento è poi identico.

Quali sono le attività di controllo sui dipendenti?

Tra le attività di controllo che vengono maggiormente richieste rileviamo:

• Abuso dei permessi L. 104/92. E’ una fattispecie in aumento negli ultimi anni e si configura quando il lavoratore non presta attività di assistenza a favore del beneficiario del permesso ex L. 104/92 ma svolge totalmente o parzialmente attività personali e non connesse con lo stato di assistenza.  In tale circostanza oltre ai risvolti giuslavoristici vi sono quelli anche penali di truffa ai danni dell’Inps.
• False malattie o non rispetto delle fasce di reperibilità. E’ il caso in cui il lavoratore simula l’istituto della malattia ovvero effettua attività che ritardano la guarigione o che le stesse siano contrasto con la malattia dichiarata. Vi rientra il caso anche di prestazione, durante la malattia, di una seconda attività lavorativa.
• Simulazioni infortuni. E’ il caso in cui il lavoratore simula l’infortunio e durante il periodo in cui non presta attività lavorativa svolge movimenti in contrasto con l’infortunio ovvero che ne possano ritardare la guarigione
• Atti in violazione degli obblighi contrattuali e di concorrenza sleale. E’ il caso in cui un lavoratore svolga attività in concorrenza slale magari incontrando un’azienda o dei fornitori non connessi alla propria azienda.
• Controlli difensivi. E’ il caso di furto da parte di dipendenti / fornitori /consulenti.

L’utilizzo di agenzie investigative nel controllo dei dipendenti è ormai consolidato. Diverse pronunce  hanno trattato le varie casistiche di utilizzo di investigatori.

Risulta opportuno segnalare che la disciplina di utilizzo delle agenzie investigative può essere supportata anche solo dal mero sospetto non necessitando pertanto – quantomeno in alcune casistiche – un fatto certo.

Si pensi per esempio ad una segnalazione che non sempre il datore di lavoro può accertare. In tal caso, quindi,  il datore di lavoro può legittimamente attivare l’agenzia investigativa anche solo per scoprire se il fatto segnalato è effettivamente vero.

Altro aspetto rilevante è che l’attività svolta da un professionista esterno ha un grado di segretezza maggiore, non coinvolgendo Funzioni e figure aziendali, rilevante in talune circostanze rispetto ai fatti ed alle persone da verificare.

Il controllo dei dipendenti  tramite un’agenzia investigativa

Allo scopo di salvaguardare il patrimonio da eventuali abusi o illiceità del personale in servizio, il datore di lavoro può impiegare investigatori privati che abbiano il compito di tutelare l’integrità del patrimonio aziendale, anche al di fuori dell’orario di lavoro.

Per prima cosa è necessario che l’agenzia scelta sia in possesso di regolare licenzia ex art. 134 TULPS rilasciata dalla Prefettura, questo consente di non trovarsi di fronte ad investigatori abusivi.

Il rapporto datore di lavoro-agenzia investigativa deve essere regolato da un mandato di incarico redatto in forma scritta. Tale formalità è richiesta ai fini privacy ed i dati personali contenuti devono essere trattati in modo lecito, raccolti per finalità determinate, pertinenti rispetto alle finalità per le quali sono stati trattati.

Altro aspetto importante da considerare è la legittimità nel dare l’incarico (quindi il diretto datore di lavoro, nel caso di un licenziamento) e la finalità, in quanto ogni attività investigativa deve necessariamente avere un diritto che si intende tutelare in sede giudiziaria.

Altri dati necessari sono la durata dell’incarico che deve avere un tempo determinato e, naturalmente l’informativa di cui all’art. 13 GDPR (2) dal momento che l’investigatore privato agisce legittimamente ad insaputa del diretto interessato.

Il mandato di incarico viene poi annotato su uno speciale Registro degli Affari ex art. 135 TULPS che viene conservato presso l’agenzia investigativa.

Quando le prove acquisite da un’agenzia investigativa sono valide?

Come sopra accennato  la scelta da parte del datore di lavoro di affidarsi ad agenzie investigative professionali è il primo passo per non incorrere in problematiche.

Quasi sempre il lavoratore invocherà una violazione della privacy che, se correttamente gestita, l’affermazione sarà rapidamente sterilizzata.

Il datore di lavoro ha quindi il potere di utilizzare un’agenzia investigativa per controllare il proprio lavoratore.

La prova acquisita ad opera dell’agenzia investigativa deve essere lecita in quanto il rischio è quello di prestare il fianco alla controparte ad eccezioni e, ovviamente, all’inutilizzabilità in giudizio.

Pertanto l’agenzia investigativa dovrà conoscere i limiti di poter effettuare accessi ai luoghi oppure a fare delle videoriprese tenendo a mente la disciplina dettata dagli art.  614 (3) e 615 bis (4) c.p. oppure e non meno grave il reato di molestia di cui all’art. 660 c.p. (5)

L’agenzia investigativa al termine dell’indagine redigerà la Relazione Investigativa correlata di foto o video a supporto. I fatti potranno avere una valenza documentale, come le fotografie in essa contenute che potranno essere in taluni casi esplicite rispetto al fatto accertato ovvero testimoniali ad opera del personale dell’agenzia investigativa.

Su quest’ultimo punto è quindi altrettanto necessario che il datore di lavoro nella scelta dell’agenzia investigativa accerti, oltre al regolare possesso della licenza, anche che abbia assunto i propri agenti e che questi siano regolarmente segnalati alla Prefettura.

Autore: Dr.ssa Katia Trevisan

1. articolo 2104, comma 1, cod. civ.
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